Manajemen Proyek Rekayasa

 Melisa Butarbutar (21S18002)

Artikel ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Proyek Rekayasa) pada perkuliahan Semester 6 di Program Studi Manajemen Rekayasa Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del.

Dalam pelaksanaan suatu proyek, diperlukan perencanaan dan persiapan yang matang. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan proyek yang bagus dan kokoh. Dalam suatu pembangunan, selain kedua hal yang sudah disebutkan sebelumnya diperlukan juga koordinator yang bertanggung jawab. Hal ini menunjam terhadap pelaksanaan proyek agar tepat waktu dan teliti.

Setiap orang pasti mengharapkan yang terbaik dari segala sesuatunya, begitu juga dengan pembangunan. Setiap yang bersangkutan, akan berusaha menghasilkan bangunan yang kokoh dan kuat. Di bawah ini, kita dapat melihat penerapan manajemen proyek.

Pengertian Proyek

Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk layanan, atau hasil yang unik. Setiap proyek pasti memiliki awal dan akhir yang pasti.

Proyek dimulai, saat sumber daya manusia serta alat dan bahan telah tersedia. Namun, proyek diakhiri tidak selalu karena proyek tersebut telah mencapai keinginan atau perencaan yang sudah dibuat sebelumnya. Proyek juga dapat diakhiri atau dihentikan karena tujuan yang ingin dicapai tidak akan dan tidak dapat tercapai. Selain itu, proyek juga dapat berakhir karena kebutuhan untuk proyek tidak ada lagi.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk memenuhi kegiatan persyaratan proyek. Manajemen proyek dicapai melalui aplikasi yang sesuai dan integrasi dari 47 proses manajemen proyek yang dikelompokkan secara logis, yang dikategorikan ke dalam lima tahapan proses. Tahapan-tahapan tersebut yaitu:

1. Initiating

Dilakukan suatu perencanaan awal atas sumber daya yang dimiliki, mulai dari sumber daya manusia, alat-alat, metode, serta hal-hal yang berhubungan dengan teknis lainnya. Dalam tahap ini, perlu untuk mendiskusikan draft perencanaan proyek, agar pelaksanaan proyek lebih terstruktur dan mencapai target.

2. Planning

Melakukan perencanaan proyek dengan jelas, dengan menampilkan detail utama dalam suatu manajemen proyek. Beberapa hal yang perlu didiskusikan adalah biaya yang dibutuhkan, durasi pengerjaan, ruang lingkup di dalam proyek itu sendiri. Dengan adanya perencanaan proyek, maka proyek dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

3. Executing

Dalam pelaksanaan proyek, setiap pelaksaan proyek bekerja dengan jobdesc masing-masing. Pelaksaan proyek dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya sehingga proyek juga dapat selesai sesuai waktu yang sudah ditargetkan. Untuk menghindari kesalahan atau kemungkinan adanya perbedaan antara prencanaan dan pelaksanaan, maka dibutuhkan tahap pemantauan dan pengendalian proyek.

4. Monitoring and Controlling

Tahapan manajemen proyek yang sangat berpengaruh ialah pemantauan dan pengendalian proyek yang dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan. Setiap keputusan dalam pelaksanaan proyek akan dibuat berdasarkan cara kerja dan hal-hal teknis yang terjadi sehingga proyek dapat berjalan sesuai dengan target yang ditentukan.

5. Closing

Setelah proyek selesai dikerjakan, perlu dilakukan penutupan proyek, pada tahap ini, dilakukan serah terima proyek serta menghentikan seluruh penggunaan sumber daya selama proyek berlangsung.

Sumber: https://edukasi.org/projectmanagement

Identifikasi Penerapan Project Management

Jembatan Selat Sunda merupakan salah satu proyek terbesar di Indonesia yang dibangun melintasi selat penyeberangan sebagai jembatan penghubung antara Jawa dan Sumatera. Proyek ini dicetuskan pada tahun 1960 dan sekarang akan merupakan bagian dari proyek Asian Highway Network (Trans Asia Highway dan Trans Asia Railway). Panjang jembatan ini mencapai 31 kilometer secara keseluruhan dengan lebar 60 meter masing-masing mempunyai 3 lajur untuk kendaraan roda empat dan lajur ganda untuk kereta api dan mempuyai ketinggian maksimum 70 meter dari permukaan air.

Sumber: www.Selat Sunda.com

Pembangunan adalah proses perubahan yang mencakup seluruh system sosial, seperti politik, infrastruktur, pertahanan, pendidikan dan teknologi, kelembagaan dan budaya (Alexander, 1994). Dalam melakukan proyek pembangunan jembatan Selat Sunda, diperlukan penerapan pengetahuan terkait manajemen proyek yang terdiri dari 10 area, yaitu:

1. Integration Management

Pada bagian ini, berisi tugas-tugas yang menyatukan keseluruhan proyek. Meliputi proses dan aktivitas yang dipelukan untuk mengidentifikasikan, mendefinisikan, mengombinasikan, menyatukan dan mengordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek. Jembatan Selat Sunda berawal dari gagasan Prof. Sedyatmo disebut dengan nama Tri Nusa Bima­sakti yang berarti penghubung antara tiga pulau; yaitu Pulau Sumatra, Pulau Jawa, dan Pulau Bali. Prof. Wiratman Wangsadinata dan Dr. Ir. Jodi Firmansyah melakukan pengkajian uji coba desain terhadap perencanaan peng­hu­bungan antara Pulau Jawa dengan Pulau Sumatra. Proyek ini dicetuskan pada tahun 1960 dan sekarang akan merupakan bagian dari proyek Asian Highway Network (Trans Asia Highway dan Trans Asia Railway). Konsultan perencana akan melakukan perencanaan jembatan dan melakukan persiapan Detailed Engineering Design (DED) yang nantinya akan dituangkan kedalam kontrak.

Beberapa kegiatan yang dilukan, yaitu:

- Develop Project Charter

Membuat proyek definition terhadap Jembatan Selat Sunda.

- Develop Project Management Plan

Membuat perencanaan proyek, sebagai dokumen panduan utama untuk manager proyek dan hasil akhir dari fase perencanaan.

- Direct and Manage Project Work

Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek

- Monitor and control Project Work

Melakukan analisis nilai pada laporan status proyek dan mengidentifikasi potensi perubahan proyek

- Perform Integrated Change Control

Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan

- Close Project or Phase

Berisi tugas-tugas yang diperlukan untuk menutup proyek atau fase proyek

2. Scope Management

Manajemen ruang lingkup poyek dilakukan untuk mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable (produk, jasa, prosedur, sistem, dll) sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan.

Dalam pembangunan jembatan Selat Sunda, diperlukan produk dan tenaga yang maksimal karena akan ada banyak risiko dan bahaya yang mungkin terjadi pada jembatan Selat Sunda. Pada proyek pembangunan ini terdapat beberapa sponsor besar dan lembaga-lembaga yang turut serta dalam proses pembangunan. Tipikal proyek Jembatan Selat Sunda yang digunakan adalah Design- Build- Own- Operate- Transfer (DBOOT).

- Plan scope management

Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan diverikasi dan dikontrol serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) didefinisikan

- Collect requirements

Setiap persyaratan rinsi dari produk atau jasa akhir dirakit dan diperinci

- Define scope

Membuat scope management yang menjabarkan jastifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS

- Create WBS

Menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverable yang mudah dimanage, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama

- Validate scope

Mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal

- Scope control

Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek

3. Time management

Selama perencanaan, owner proyek harus membagi proyek menjadi tugas dan membuat jadwal (tanggal mulai dan selesai untuk setiap tugas) dan anggaran untuk setiap tugas. Sebagian besar perubahan proyek melibatkan perubahan jadwal, dan disetujui oleh sponsor proyek.

Jembatan Selat Sunda telah diluncurkan dalam soft launching 2007 dan akan dimulai pembangunannya pada tahun 2010 dan diperkirakan dapat mulai dioperasikan pada tahun 2020.

- Plan schedule management

Rencana Manajemen Jadwal berisi informasi seperti bagaimana jadwal akan dibuat, siapa yang akan bertanggung jawab untuk itu.

- Define activities

Mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek.

- Sequence activities

Mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek.

- Estimate activity resources

- Estimate activities durations

Memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.

- Develop schedule

Menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.

- Control schedule

Mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal proyek.

4. Cost management

Manajemen biaya proyek meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.

Jumlah biaya yang diperkirakan untuk membangun jembatan Selat Sunda sekitar US$ 10 miliar atau sekitar Rp100 triliun.

- Plan Cost Management

Rencana Manajemen Biaya menetapkan hal-hal seperti metodologi dimana anggaran proyek akan ditetapkan, kriteria untuk perubahan, dan prosedur pengendalian

- Estimate Costs

Membuat prakiraan biaya, dengan mempertimbangkan sumber daya, tenaga kerja, bahan, peralatan, dan setiap item biaya lainnya

- Determine Budget

Anggaran tugas digulung menjadi keseluruhan anggaran proyek.

- Control Cost

Mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan

5. Quality Management

Kualitas adalah salah satu dari tiga kendala Waktu, Biaya, dan ruang lingkup. Dengan demikian, ketika owner proyek membutuhkan kualitas yang lebih baik maka perlu memasukkan lebih banyak waktu atau biaya.

Waktu yang diperkirakan dalam pembangunan Jembata Selat Sunda adalah 10 tahun dengan kisaran biaya sekitar US$ 10 miliar atau sekitar Rp100 triliun.

- Plan Quality Management

Menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya

- Perform Quality Assurance

Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan

- Control Quality

Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengelimninasi penyebab kegagalan mutu

6. Human Resources Management

Tim proyek biasanya merupakan salah satu faktor paling penting dalam keberhasilan suatu proyek. Jika suatu proyek memiliki tim yang bagus, maka akan memiliki proyek yang sukses juga. Bidang pengetahuan ini berkaitan dengan mendapatkan tim yang tepat, memastikan kepuasan SDM, dan melacak kinerja SDM.

Tim proyek pembangunan Jembatan Selat Sunda sangat diperhatikan mutu dan kualitasnya. Karena, jika tim tidak mengerjakan proyek dengan baik akan terjadi kerugian besar karena akan ada banyak faktor bencana yang berpengaruh terhadap jembatan Selat Sunda.

Dalam melakukan proyek jembatan bentang panjang, risiko tinggi yang akan muncul dapat dilihat dari segi geografis dan aplikasi teknologi. Hal ini perlu diperhatikan dengan baik mengingat kondisi geografis Indonesia yang beragam. Kemudian, setiap risiko yang mungkin terjadi akan berbeda untuk setiap jenis teknologi yang ada. Jika dilihat dari kondisi geografis, bentuk dan tipe jembatan di Indonesia antara lain tipe cable stayed, gantung, dan pelengkung baja atau beton. Semakin panjang rintangan atau hambatan yang akan dilalui maka semakin panjang bentang jembatan yang harus digunakan.

- Plan HR Management

Mengeidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab

- Menunjuk atau mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek.

- Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerjasama tim untuk meningkatkan kinerja proyek

- Mengelola project team dengan mengkoordinir dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik, dan membantu memecahkan masalah proyek

7. Communication Management

Manajemen Komunikasi Proyek bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien. Komunikasi dengan para pemangku kepentingan sering menjadi faktor kunci yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk merasa puas bahkan ketika perubahan yang tidak terduga terjadi.

Manajemen komunikasi dalam pembangunan Jembatan Selat Sunda terjalin dengan baik. Namun, di tengah pengerjaan proyek Jembatan Selat Sunda sempat menjadi salah satu proyek ambisius yang hendak dikerjakan oleh pemerintah saat itu. Namun, sejak awal 2015, gaung pembahasannya tidak lagi berlanjut. Namun, Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Basuki Hadimuljono pada 2016 pernah menyampaikan bahwa pemerintah tidak berniat untuk membatalkan proyek tersebut.

8. Risk Management

Manajemen Risiko Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek.

Risiko yang kemungkinan besar terjadi pada bangunan jembatan Selat Sunda ialah faktor geografis. Untuk itu perlu dengan bijak memperhatikan kekokohan bangunan jembatan.

9. Procurement Management

Manajemen Pengadaan Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang / jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai jadwal.

Dalam memenuhi pengandaan barang, owner yang setiap pihak yang berhubungan telah melakukan pemesanan barang jauh hari sebelum hari H proyek diulai, namun ditengah pengerjaan proyek sebagian produk yang dibutuhkan datang terlambat akibat lokasi pengiriman yang jauh.

10. Stakeholder Management

Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek, para pemangku kepentingan harus secara aktif dikelola dan ditangani dalam rencana manajemen proyek.

Dalam pelaksanaan proyek Jembatan Selat Sunda dilakukan identifikasi orang, kelompok, organisasi yang dapat berdampak /dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas / hasil dari proyek. Dalam proyek ini, Pemerintah Indonesia ikut campur demi ketercapaian Jembatan Selat Sunda.

Reference:

A Guide to The Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®Guide). Fifth Edition, Project Management Institue. 2013.